Karar No : 33

TMMOB ELEKTRİK MÜHENDİSLERİ ODASI

YÖNETİM KURULU TOPLANTISI

TOPLANTI TARİHİ                 : 01.02.2017

TOPLANTI NO                       : 45/33

TOPLANTI YERİ                    : ELEKTRİK MÜHENDİSLERİ ODASI

TOPLANTI SAATİ                  : 13:00

KATILANLAR                         :

Hüseyin YEŞİL x    Bahadır ACAR x Hüseyin ÖNDER x        İbrahim AKSÖZ x

Yusuf GÜNDOĞAN x  Kadir ÖZKAN x    Kübülay ÖZBEK x

KARAR NO 1: Oda Denetleme Kurulu`nun Odamızın 21.01.2017 tarih ve 45-D/032 sayılı raporuna ilişkin EK-1`deki hususların Denetleme Kurulu`na iletilmesine, (EK-1)

KARAR NO 2 : Oda Denetleme Kurulu`nun Odamızın 24.01.2017 tarih ve 45-D/033 sayılı raporuna ilişkin EK-2`deki hususların Denetleme Kurulu`na iletilmesine, (EK-2)

KARAR NO 3 : EMO İstanbul Şubesi`nin 06.01.2017 tarih ve İst-00-139 sayılı yazısı ilettiği  sicil numaralı üyemiz  ile ilgili iddiaları soruşturmak ve savunmasını almak üzere sicil numaralı üyemiz  soruşturmacı olarak atanmasına ve üyemiz hakkında suç duyurusunda bulunmak üzere İstanbul Şube Yönetim Kurulu`na görev verilmesine,

KARAR NO 4: EMO İstanbul Şubesi`nin 06.01.2017 tarih ve İst-00-140 sayılı yazısı ile ilettiği Erkan SOLMAZ`ın MİSEM Eğitmeni olarak atanması için uygun görüşle MİSEM Komisyonu`na önerilmesine,

KARAR NO 5: EMO Samsun Şubesi`nin 26.01.2017 tarih ve Sam-00-79 sayılı yazısı ile ilettiği  sicil numaralı  hakkındaki iddiaları soruşturmak ve savunmasını almak üzere Oda sicil nolu üye soruşturmacı olarak atanmasına,

KARAR NO 6: Aşağıda tarih ve sayıları verilen yazılar ile iletilen üyelerimiz hakkındaki iddiaları soruşturmak ve savunmasını almak üzere Oda sicil nolu üye  soruşturmacı olarak atanmıştı. Soruşturmacı tarafından hazırlanan soruşturma raporu incelenmiş ve üyelerimizin dosyalarının Onur Kurulu`na sevkine;

karar verilmiştir.

   Başkan                    Başkan Yrd.                   Yazman                        Sayman

Hüseyin YEŞİL          Bahadır ACAR           Hüseyin ÖNDER      İbrahim AKSÖZ            

    Üye                                             Üye                                                     Üye

     Yusuf GÜNDOĞAN                      Kadir ÖZKAN                                   Kübülay ÖZBEK           

Ek-1

Elektrik Mühendisleri Odası

Denetleme Kurulu

21.01.2017 tarih ve 45/D-032 nolu Denetleme Raporunuz

İlgi rapor ile Odamız denetleme sonuçları tarafımıza iletilmiştir. Raporda ifade edilen;

06 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

1. Funda Ekin ile görüşülmüş olup ilgili hesap en kısa zamanda kapatılacaktır.

2. Daha önceki denetlemelerde de Mali Müşavirimiz ve o dönemki yeminli mali müşavirimiz tarafından açıklanan mali mevzuat uyarınca Oda-İktisadi İşletme hesapları ilişkisi nedeniyle mahsuplaşma işlemi anlık olarak yapılmaktadır. İktisadi işlem tarafında da Oda tarafı alacağı görünmektedir.

3. BMO borcu ve Tekstil Mühendisleri Odası alacağı ile ilgili olarak gerekli açıklamalar denetleme esnasında yapılmıştır. Bilgisayar Mühendisleri Odası adına yabancı üye aidatlarının sehven Odamıza yatırılması nedeniyle borç oluşmuştur. Anılan borç Odamızın kira alacağı ile mahsuplaştırılacaktır. Tekstil Mühendisleri Odası alacağı ise kapanan TMO  Gaziantep Şubesi borcu olup, tahsili için gerekli yazışma yapılmıştır.

4. MİSEM kitapları sürekli basıldığı için sirkülasyon nedeniyle ödeme-fatura dengesi bozulabilmektedir. Baskı ile ilgili yıllık baskı sistemine geçilmesi planlanmaktadır. Ayrıca kağıt ücretlerinin dolar bazında artması nedeniyle kağıt alımı için avans ödemesi ile fiyat sabitlemesi yapılmıştır.

5. 321 borç senedi denetleme esnasında açıklandığı üzere 2014 yılı TMMOB Öğreci Evi katkı payı için Makina Mühendisleri Odası‘na olan borçtur. Diğer tutar Yönetim Kurulunun bilgisi dahilinde 31 Ekim 2016 ve 30 Kasım 2016 tarihlerinde 250.000 TLlik ödemelerle alınmıştır. Uygun bir tarihte ödenecektir.

6. 336 nolu hesapla ilgili şubelerle denetleme esnasında açıklandığı üzere aylık olarak düzenli mahsuplaşma yapılmaktadır. Mahsup yazıları denetleme dosyalarında mevcuttur.

7. 372 kıdem tazminatı hesabı 2015 yılında fiili olarak kadük olduğundan mahsuplaşma yapılamamıştır.

8. 393 nolu hesapla ilgili şubelerle denetleme esnasında açıklandığı üzere aylık olarak düzenli mahsuplaşma yapılmaktadır. Mahsup yazıları denetleme dosyalarında mevcuttur. Ayrıca raporlar her koordinasyon toplantısında paylaşılmaktadır.

09 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Kişiler ve avukatlar üzerindeki avanslar yıl sonunda kapatılacaktır.

Emre Metin - 7.972 TL

Giyasi Güngör 1.500 TL

Hayati Küçük - 5.500 TL

Mustafa Taner Özden 2.250 TL

Onur Kavilcioğlu 327.60 TL

Roza Sınır Ekmen 3.245,50 TL

Şükrü Güner 255,52 TL

Tuncay Atman 100 TL

Funda Ekin 12.040,40 TL

Hürriyet Aygün 1.604,29 TL

Sadık Sekitmez 26.103,02 TL

Cem Erkat 3.064,07 TL

Erhan Tunç 96,15 TL

10 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Maaş avansları düzenli olarak çalışanların maaşından kesilmektedir.

15 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Fatura ve fişlerde gerekli açıklamalar yapılmadığı ifade edilmekle birlikte gerekli açıklamalar yazılmakta ve bu fişler ayrıca Sayman veya Yazman üye tarafından paraflanmaktadır. Ayrıca daha dikkatli davranılması için gerekli uyarılar yapılacaktır.

16 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Bu konuda araç kullanımlarında gerekli açıklamalar yazılmakta ve bu formlar ayrıca Sayman veya Yazman üye tarafından paraflanmaktadır. Ayrıca kendi araçlarını kullanan kurul üyeleri ile ilgili gerekli uyarılar yapılacaktır.

17 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Fatura ve fişlerde gerekli açıklamalar yapılmadığı ifade edilmekle birlikte gerekli açıklamalar yazılmakta ve bu fişler ayrıca Sayman veya Yazman üye tarafından paraflanmaktadır. Ayrıcaeksik bildirim yapan kurul üyeleri ile ilgili gerekli uyarılar yapılacaktır.

19 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

1. Anılan yazıcı deftere kaydedilecektir.

2. Anılan kahve makinası deftere kaydedilecektir.

3. Sayman ve yazman üye tarafından demirbaş yönergesine uygun işlem tesis edilmektedir. Özellikle taşınabilir bilgisayarlar zimmetlenmektedir. Ancak yazıcı gibi ortak kullanılan cihazlarda zimmet işlemi yapılamamaktadır.

22 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

İzinlerin kullandırılması ile ilgili planlama yapılacaktır

25 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Bu konuda gerekli revize karar alınmıştır.

26 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Odanın mali durumu nedeniyle ödeme yapılamamıştır.

27 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Anılan üyeler uyarılmıştır.

29 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

Bütçe gerçekleşme oranları nedeniyle fasıl aktarımı yapılamamaktadır.

33 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

1. Anılan ödemeler banka kanalı ile yapıldığından ibraname alınmamaktadır.

2. Dosyalardaki mahsup fişlerinde fatura eksiklikleri olduğu ifade edilmektedir. Böyle bir durum tespit edilememiştir.

3. Oda dışında görevlendirilenler haricince yol ve yemek ödemesi yapılmamıştır.

4. Verilen avanslarla ilgili makbuzlara tarih ve sayı konulacaktır. Avans takibi LOGO Programı üzerinden yapılmaktadır. Anılan EK-11a da yer alan tek örnekteki üyemiz MİSEM Komisyonu Başkanı Orhan Örücü olup, tüm avansları ile ilgili görevlendirme yapılmıştır. Avans kapatılmıştır.

5. Gelir makbuzlarında isim ve imza olması konusunda muhasebe personeli uyarılmıştır.

6. SGA firmasından alınan İSG hizmeti ile ilgili sözleşme ve program denetleme esnasında ibraz edilmiştir.

7. Fazla mesailer ile ilgili gereken özen gösterilmektedir. Anılan dönemler Genel Kurul ve personel izinlerinin yoğun olduğu dönemlerdir.

8. Makina Mühendisleri Odasından alınan 200.000 TL‘nin kararı bulunmakta olup denetleme esnasında ibraz edilmiştir.Diğer tutar Yönetim Kurulunun bilgisi dahilinde 27 Ekim 2016 ve 30 Kasım 2016 tarihlerinde 250.000 TLlik ödemelerle alınmıştır. Uygun bir tarihte ödenecektir.

9. Adlandırılmamış giderler ile ilgili detaylandırma yapılacaktır. Gerekli YK kararı 25.01.2017 tarihinde alınmıştrı.

10. Sorumlu Müdür defteri sadece MMO tarafından basıldığından sarf evrakı olarak alınmıştır. Bu nedenle YK kararına gerek yoktur. Bu husus denetleme esnasında açıklanmıştır.

11. Personel olmayan görevlilerle ilgili görevlendirme kararı ()olduğundan harcırah ödenmesinde mevzuata aykırılık bulunmamaktadır.

12. POS bozdurma ile ilgili rapor bir sonraki denetleme esnasında ibraz edilecektir.

13. EMO İzmir Şubesi‘nde kiralanan araç ile ilgili acil durum açıklaması denetleme esnasında yapılmış olup, Oda Müdürünün yetkisi dahilinde yetki kullanımı yapılmıştır.

14. Adana Şube yer alımı ile ilgili YK kararı bulunmakta olup anılan çek ödemesi için ayrı bir YK kararı alınmasına gerek yoktur.

15. CENKÇİ Mobilya faturasında firma faturayı hatalı kesmiş ancak tarafımızdan ödeme doğru tutara göre yapılmaktadır.

16. Tüm gelir gider işlemlerinde tasarruf tedbirlerine riayet edilmektedir. Bu durum 2016 bütçe gerçekleşmesine bakıldığında net olarak görülmektedir.

17. Mal ve hizmet alımları ile ilgili tablo bir sonraki denetleme esnasında hazır edilecektir.

Ek olarak Denetleme Kurulumuz bu denetlemesinde daha önceden belirtmediği evrak ve döküm talep ettiğinden bazı evrakların hazırlanmasında gecikmeler yaşanmıştır. Denetleme Kurulumuz denetleme öncesinde yazılı olarak hangi evrakların hazır edilmesi gerektiğini ilettiğinde denetleme sürecindeki gecikmeler önlenebilecektir.        

Ek-2               

Elektrik Mühendisleri Odası

Denetleme Kurulu

Konu: İktisadi İşletme Denetleme Raporu Açıklamaları

İlgi: 24.01.2017 tarih ve 45/D-033 nolu İktisadi İşletme Denetleme Raporunuz

İlgi rapor ile Odamız İktisadi İşletmesi denetleme sonuçları tarafımıza iletilmiştir. Raporda ifade edilen;

05 Nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

1. Denetleme esnasında sözlü olarak da iletildiği üzere Banka Asya çeklerinin sahibi üyemiz ödemeyi çek vadesinde nakit olarak yapacaktır.

2. İzmir Şube‘den gelen çeklerin cirolanarak verildiği, anılan ciro evrakının fotokopisinin dosyada olduğu aslının ise İzmir Şube‘de bulunduğu ifade edilmiştir.

3. 120 Alacak hesabındaki alacaklar için bir önceki denetlemede de açıklandığı üzere Şubelere yazılar yazılmış olup, alacak takibi düzenli olarak yapılmaktadır.

4. 136 Çeşitli Alacaklar hesabındaki alacak takibi düzenli olarak yapılmaktadır.

5. 153 Stok hesabı ile ilgili olarak denetleme esnasında sözlü olarak da açıklandığı üzere Odamızın çok sayıda yayını bulunmakta olup bu yayınların bir bölümü kurum ziyaretlerinde ücretsiz olarak verilmekte, okullara hibe edilmektedir. Bu nedenle stok sayımı ve takibi uzun sürmektedir. Ancak yine de stokların düzenli tutulması için gerekli önlemler alınacaktır.

6. 320 Alacak hesabındaki alacaklar için bir önceki denetlemede de açıklandığı üzere Şubelere yazılar yazılmış olup, alacak takibi düzenli olarak yapılmaktadır.

7. Daha önceki denetlemelerde de Mali Müşavirimiz ve o dönemki yeminli mali müşavirimiz tarafından açıklanan mali mevzuat uyarınca Oda-İktisadi İşletme hesapları ilişkisi nedeniyle mahsuplaşma işlemi anlık olarak yapılmaktadır. Oda tarafında da iktisadi işletme alacağı görünmektedir.

8. 740 numaralı hesaptaki yanlış hesap kodu altında tanımlama hatası düzeltilecektir.

14 nolu kısımdaki notunuz ile ilgili olarak

Anılan tahmini bütçe ve gerçekleşen bütçeler 44 ve 45. Olağan Genel Kurul‘da ibra edilmiştir. Bir kısım etkinlikler Oda‘nın denk bütçe ile yapamayacağı ama yapmak zorunda olduğu etkinliklerdir. Toplamdaki etkinlik gelir ve giderleri incelendiğinde oda bütçe dengesini bozacak düzeyde bir eksik olmadığı görülecektir. Ayrıca anılan liste 45. Olağan Genel Kurul Çalışma raporunda yer almaktadır.

16 nolu kısımdaki notunuz ile ilgili olarak Demirbaş kayıtları resmi LOGO muhasebe programında tutulmakta olup ayrıca defter kaydı oluşturulacaktır. Satın Alma Komisyonu kurulmuştur.

20 nolu kısımdaki notunuz ile ilgili olarak izinlerin kullandırılması için gereken planlama yapılacaktır.

23 nolu kısımdaki notunuz ile ilgili olarak mali konularda gereken özen gösterilmekte olup belirtilen harcamaların tamamı 42, 43, 44 ve 45. Olağan Genel Kurul‘da ibra edilmiştir.

24 nolu kısımdaki notunuz ile ilgili olarak gerekli uyarılar yapılmıştır. BA/BS Formlarının 2015 yılında geç gönderilmesinden oluşan bir cezai ödemedir.

26 nolu kısımdaki notlarınız ile ilgili olarak

1. Bu konuda genel bir karar alınmış ve karar denetim esnasında ibraz edilmiştir. Ayrıca Yönetim Kurulumuzun 25.01.2017 tarih ve 45/32 sayılı oturumunda yeniden karar alınmıştır.

2. Belirtilen yazılım ve hizmetler ile ilgili sözleşmeler sunulmuş olup, belirtilen harcamaların tamamı 44 ve 45. Olağan Genel Kurul‘da ibra edilmiştir.

3. USB firması ile yapılan sözleşmede başka firmalardan teklif alınmış ve anılan teklif denetleme esnasında ibraz edilmiştir.

4. Mersin Şubedeki hesap hatası düzeltilecektir.

5. Turkcell firmasına yapılan taahhüt cayma bedeli ile ilgili olarak Odamız lehine olacak şekilde Vodafone ile anlaşma yapılmış olup, anılan cayma bedeli farkı 8 ayda telafi edilmiştir. Ayrıca Turkcell‘den Vodafone‘a geçiş nedenimiz anılan firmanın Ensar Vakfı ile olan ilişkisidir.

6. Topraklama ölçümlerine ait ödemeyi yapan firma ile ölçüm yapılan yerler farklı olabildiğinden hesaplar üzerinde Şubeler tarafından gerekli takip yapılarak mutakabat yapılmaktadır.

7. Gelir-Gider durum çizelgeleri şubelerden rutin olarak istenecektir.

8. Fatura kesen üyelerin faturalarında ölçüm detaylarının yer alması için üyelere bildirim yapılacaktır.

9. İptal edilen faturalar ile ilgili İktisadi İşletme vergi denetimine tabi olduğundan yasal mevzuata uygun işlem tesis edilmektedir. Bu durum denetleme esnasında açıklanmıştır.

10. İncelenen şube dosyalarında bazı mahsup fişlerinde faturaların olmadığı ifade edilmiştir. Ancak vergi mevzuatı uyarınca idare edilen iktisadi işletmede böyle bir duruma rastlanmamıştır.

11. Hangi amaçla verildiği belli olmayan faturalardan söz edilmiş ancak örnek verilmemiştir. İktisadi İşletme vergi denetimine tabi olduğundan yasal mevzuata uygun işlem tesis edilmektedir. Bu durum denetleme esnasında açıklanmıştır.

12. Çağrıya dayalı personelin aylık dökümleri ve hangi kurumda ölçüm yapıldığı, ücreti, rapor durumuna ilişkin detaylı bir tablo denetleme esnasında ibraz edilmiştir. Raporda bu hususun yer alması anlaşılamamıştır.

13. Demirbaş kayıtları resmi LOGO muhasebe programında tutulmakta olup ayrıca defter kaydı da oluşturulacaktır. Bu durum denetleme esnasında detaylı olarak açıklanmıştır.

14. Test-Ölçüm Merkezi‘nin 2016 bütçesinin olmadığı ifade edilmiştir. Ancak Test-Ölçüm Merkezi‘nin bütçe yapma zorunluluğu yoktur. İktisadi İşletme bütçesi içerisinde yer alan merkezin bütçesi 45. Olağan Genel Kurul‘da onaylanmıştır. Denetleme esnasında açıklanan bütçe ise iktisadi işletme bütçesi içerisinde akreditasyon masraflarının takibi için muhasebe kaydında ayrı bir kayıt tutulmasından ibarettir.

Bilgilerinizi arz ve rica ederiz.