MERKEZ ADANA ŞUBE ANKARA ŞUBE ANTALYA ŞUBE BURSA ŞUBE DENİZLİ ŞUBE DİYARBAKIR ŞUBE ESKİŞEHİR ŞUBE GAZİANTEP ŞUBE İSTANBUL ŞUBE İZMİR ŞUBE KOCAELİ ŞUBE MERSİN ŞUBE SAMSUN ŞUBE TRABZON ŞUBE

 MEVZUAT

   · 

TMMOB MEVZUATI

   · 

EMO MEVZUATI

   · 

İLGİLİ MEVZUAT

· 

GENEL

· 

SMM

· 

ÜYELİK İŞLEMLERİ

· 

MİSEM

· 

EMO E-POSTA

· 

FERDİ KAZA SİG.

· 

İMZA YETKİSİ

· 

ENERJİ VERİMLİLİĞİ

· 

SORUN SÖYLEYELİM

· 

ENERJİ KİMLİK BELG.

· 

ENAZ (ASGARİ) ÜCRETLER

· 

YAPI DENETİM

· 

E-İMZA

· 

MESLEKİ SORUMLULUK SİGORTASI

· 

LPG SORUMLU MÜDÜRLÜK

· 

EMBK

EMO YAZIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ



Bu yönerge, Elektrik Mühendisleri Odası Yönetim Kurulunun 24.12.2010  tarih ve 42/24 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.

TÜRK MÜHENDİS MİMAR ODALARI BİRLİĞİ ELEKTRİK MÜHENDİSLERİ ODASI
YAZIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ

Amaç
Madde 1 -
Bu yönergenin amacı; Elektrik Mühendisleri Odası birimlerinin Oda içi ve dışı yazışmalarında uyacakları kurallarını belirlemek, yazışmaların bir örnek olmasını, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam
Madde 2-
Bu yönerge Elektrik Mühendisleri Odası birimleri tarafından yapılacak tüm yazışmaları kapsar.

Dayanak
Madde 3-
Bu yönerge 6235 sayılı TMMOB Kanunu, TMMOB Ana Yönetmeliği ve Elektrik Mühendisleri Odası Ana Yönetmeliği hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 4-
Bu yönergede geçen;
a) TMMOB: Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği`ni
b) Oda: Elektrik Mühendisleri Odası‘nı,
b) Şube: Elektrik Mühendisleri Odası`na bağlı Şubeyi
c) Temsilcilik: Elektrik Mühendisleri Odası‘na bağlı il/ilçe temsilciliklerini
d) Resmi Yazı: Oda birimlerinin kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla hazırlanan ve yetkili kişi tarafından imzalanan basılı ya da elektronik yazı, belgeyi,
e) Resmi Belge: Oda birimlerinin kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimIerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
f) Resmi Bilgi: Oda birimlerinin kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimIeri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıklari bilgileri,
g) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
g) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
h) Dosya planı: Yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,
ı) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
j) Güvenli elektronik imza: Sadece imza sahibine bağlı olan, imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
ifade eder.

Yazışma Ortamları ve Güvenlik
Madde 5-
Oda birimleri arasında yazılı iletişim, kağıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kağıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde aslının gönderilmesi gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
Oda Yönetim Kurulu, her birim adına elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Elektronik ortamdaki resmi yazışmalar bu adresler arasında yapılır. Oda birimleri elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu yönergeye aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Nüsha sayısı
Madde 6-
Kağıt kullanılarak hazırlanan yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Belge boyutu
Madde 7-
Yazışmalarda A4 (210x297 mm) boyutunda Oda Yönetim Kurulu‘nca belirlenmiş antetli kağıt kullanılır.

Yazı tipi ve karakter boyutu
Madde 8-
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve tek satır aralığında 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Sayı ve evrak kayıt numarası
Madde 9-
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, yazı alanının başlangıcından 8 aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Yazışmalarda Oda Yönetim Kurulu tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Tarih
Madde 10-
Yazının birim yetkilisi tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

Konu
Madde 11-
Her yazışmada mutlaka konu bölümü olmalıdır. Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Gönderilen makam
Madde 12-
Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve yazı alanının soluna büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
Oda birimleri dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ayrıca belirtilir. Kişilere yazılan yazılarda; "Sn." kısaltmasından sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. Üyelere gönderilen yazılarda üyenin sicil numarası da eklenir.

İlgi
Madde 13-
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ")" konularak kullanılır. İlgide, "...... tarihli ve ...... sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makarnın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

Metin
Madde 14-
Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (Örnek: 22.465.660), sayıların yazılışında ondalık kesirleri ayırmak için ise virgül (Örnek: 25,33 yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dilbilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu‘nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
Alt birim veya kurumlara yazılan yazılar "Rica ederim/ederiz.", üst ve aynı düzey birim veya kurumlara yazılan yazılar "Arz ederim/ederiz.", üst ve alt birim veya kurumlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim/ederiz." biçiminde bitirilir.

İmza
Madde 15-
Metnin bitiminden itibaren 5 aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan birim yetkilisinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en soluna yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkilisi kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Birim yetkilisinin adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanı var ise ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
Yazıyı birim yetkilisi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin unvanından sonra "a." eklenerek ikinci satıra, imzalayanın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın unvanı "V." eklenerek ikinci satıra yazılır.
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

Ekler
Madde 16-
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek- .... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek- ..... konuldu" ifadesi yazılır.

Dağıtım
Madde 17-
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER‘in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAGITIM" başlığının altına yazılır.

Paraf
Madde 18-
Yazının birim içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve birim tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, yazının en sonunda ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

Koordinasyon
Madde 19-
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

Gizli yazılar
Madde 20-
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, "GİZLİ" ibaresi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle belirtilir.

İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
Madde 21-
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle belirtilir.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum veya birimlere tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarası
Madde 22-
Sayfa numarası, yazı alanının altına, sayfayı ortalayarak toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32).

Aslına uygunluk onayı
Madde 23-
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Birimler elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

Kayıt kaşesi
Madde 24-
Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

Yazıların gönderilmesi
Madde 25-
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum veya birimlerin e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına "GİZLİ"  ibaresi yazılır.

Barkod
(OYK 08.09.2011 42/44) Madde 26 –
Yapılan yazışmalarda evrak kayıt sistemi üzerinden üretilen barkod bulunmak zorundadır. Bu barkod tek sayfa olan yazışmalarda imzanın hizasına ve sayfanın sağına dayalı, birden fazla sayfalı yazışmalarda ise tarihin üzerine ve sayfanın sağına dayalı olarak konulur. Barkod numarası ile Oda`nın internet sitesi üzerinden belge kontrol sistemi kurulur. Bu madde hükümleri 01.10.2011 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Yürürlük
MADDE 26-
  Bu yönerge, Elektrik Mühendisleri Odası Yönetim Kurulunun 24.12.2010  tarih ve 42/24 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.

Yürütme
Madde 27-
Bu yönerge hükümlerini Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği Elektrik Mühendisleri Odası Yönetim Kurulu yürütür.

EMO MEVZUAT LİSTESİ

Sayfayı Yazdır



 
Oda aidatlarınızı kredi kartınızla güvenli bir ortamda ödeyebilirsiniz.
ÜYE HAKLARI VE GÜVENLİ AİDAT ÖDEME
 

COPYRIGHT © 2005-2017 TMMOB ELEKTRİK MÜHENDİSLERİ ODASI GENEL MERKEZİ
IHLAMUR SOKAK NO:10 KIZILAY/ANKARA
TEL: +90 (312) 425 32 72 (PBX) - FAKS: +90 (312) 417 38 18



Diğer birimlerin iletişim bilgileri için tıklayınız

 
 
KEY İnternet Hizmetleri